De AUGent interne mobiliteitsprocedure
| Aanmelding zendende AUGent-partnerinstelling |
Je dient de aanvraag 
in bij het aanspreekpunt van je eigen instelling (= zendende AUGent-partnerinstelling), uiterlijk 15 werkdagen vóór de start van het academiejaar (of 15 werkdagen vóór de start van het tweede semester voor die opleidingsonderdelen waarvoor nog geen aanvraag werd ingediend).
Heb je tweede zittijd of ben je ingeschreven na de start van het academiejaar, dan moet je uiterlijk 15 werkdagen na de bekendmaking van je resultaten (tweede zittijd) of je inschrijving de aanvraag indienen.
Let wel: na 1 november (eerste semester) en 1 februari (tweede semester) worden geen aanvragen meer behandeld!
Bij de aanmelding in je eigen instelling moet je de studiefiche(s) van het (de) betreffende opleidingsonderdeel (-elen) die je aan een andere AUGent-instelling wil volgen aan het aanspreekpunt voorleggen. Op die manier kan het aanspreekpunt nagaan of het opleidingsonderdeel in je curriculum kan ingepast worden.
Binnen de 15 werkdagen ontvang je een bericht van het aanspreekpunt over de goed/afkeuring. Bij goedkeuring haal je het door je eigen instelling gehandtekende aanvraagformulier terug op bij het aanspreekpunt.
| Aanmelding ontvangende instelling |
Aansluitend dien je het door de zendende AUGent-partnerinstelling getekende aanvraagformulier in bij het aanspreekpunt van de ontvangende AUGent-partnerinstelling. Naast het aanvraagformulier leg je ook hier de studiefiche(s) van het (de) te volgen opleidingsonderdeel (-elen) voor.
Uiterlijk 15 werkdagen na indiening bij de ontvangende AUGent-partnerinstelling, ontvang je een bericht van het aanspreekpunt van de ontvangende AUGent-partnerinstelling over de goed/afkeuring.
Bij goedkeuring haal je het gehandtekende aanvraagformulier terug op bij het aanspreekpunt van de ontvangende AUGent-partnerinstelling. Hij/zij zal je informatie geven over je inschrijving als gaststudent aan de ontvangende AUGent-partnerinstelling.
| Registratie aan ontvangende AUGent-partnerinstelling |
Bij goedkeuring registreer je je aansluitend als gaststudent aan de ontvangende AUGent-partnerinstelling, met vastlegging van het (de) opleidingsonderdeel(-elen) die je zal volgen.
| Verplichte opvolging aan eigen instelling |
Aansluitend bezorg je een kopie van de door beide instellingen goedgekeurde aanvraag aan het aanspreekpunt van je eigen instelling. Opgelet: bij nalatigheid op dit punt vervalt de goedkeuring!
| Uitschrijven opleidingsonderdeel (-elen) |
Met gegronde reden kan je je terug uitschrijven voor (een) eerder gekozen opleidingsonderdeel (-elen) aan een AUGent-instelling. In dat geval moet je je onmiddellijk en in eerste instantie wenden tot het aanspreekpunt van je eigen (zendende) én ontvangende instelling. Bij uitschrijving van een opleidingsonderdeel aan de Universiteit Gent of de Arteveldehogeschool zal het aanspreekpunt je indien nodig doorverwijzen naar de centrale studentenadministratie.
Let wel: uitschrijven dient te gebeuren uiterlijk op 16 november (eerste semester) en op 1 maart (tweede semester), dit conform het onderwijs- en examenreglement van de AUGent-instellingen. Meer informatie over deze data en eventuele consequenties vind je terug in het onderwijs- en examenreglement van je instelling.
Bij overlapping examendata moet je je wenden tot het aanspreekpunt van je eigen instelling. Hij/zij zal in overleg met het aanspreekpunt van de gastinstelling (= ontvangende AUGent-partnerinstelling) naar een geschikte oplossing zoeken.
Indien je na afloop een creditbewijs wenst van het (de) opleidingsonderdeel (-elen) die je aan de partnerinstelling hebt gevolgd, dan dien je dit expliciet aan te vragen bij je eigen instelling (zendende instelling). Je ontvangt in dat geval een creditbewijs met de titel van het opleidingsonderdeel, gevolgd door een transcript of records , opgemaakt door de ontvangende instelling. Bij dit transcript of records zal de ECTS-fiche van het (de) betreffende opleidingsonderdeel (-elen) gevoegd worden.
De beslissing van de AUGent-partnerinstelling is bindend: bij een negatieve beslissing over het volgen van opleidingsonderdelen moet de instelling dit motiveren, maar kan je als student niet in beroep gaan. De instelling behoudt zich ook het recht voor om studenten te weigeren op grond van praktische redenen: grootte van de groepen, vakoverschrijdende opdrachten,…
Indien de timing van 15 werkdagen dossierbehandeling door de aanspreekpunten niet wordt gerespecteerd, dienen deze een gegronde motivatie hiervoor te geven. In geval je de gegronde reden betwist, kan je je tot de ombudsdienst van de betrokken (zendende of ontvangende) instelling wenden.
De procedure in een notedop.